Artiklen er sponseret
Har du oplevet, at din virksomheds telefon ringer nonstop, og at du eller dine medarbejdere konstant løber rundt for at nå alle de indgående opkald? Denne travlhed kan være frustrerende for både dit team og kunderne, men der findes heldigvis løsninger, der kan hjælpe dig med at håndtere situationen effektivt.
Nedenfor vil vi give dig nogle gode tips til, hvordan du kan sikre, at alle dine virksomhedens opkald bliver besvaret, uden at du eller dine medarbejdere bliver stressede.
1) I kan overveje at udvide jeres telefontider
Hvis din virksomheds telefontider er meget begrænsede, kan det være en af grundene til, at så mange kunder ringer på én gang. Overvej derfor at udvide jeres telefontider, så kunderne har mulighed for at ringe uden for normal arbejdstid. Det kan for eksempel være, at I holder åbent for telefoniske henvendelser fra kl. 8-18 i stedet for kun kl. 9-16. På den måde spreder kundernes opkald sig ud over en længere periode, og I undgår, at mange ringer på samme tidspunkt.
2) Overvej ekstern telefonpasning
Oplever du, at mange kunder ringer forgæves, og at det fører til utilfredshed blandt kunderne, kan det være en god idé at overveje ekstern telefonpasning.
Ved at lade en ekstern udbyder tage sig af dine telefonopkald, sikrer du, at alle henvendelser bliver besvaret professionelt og effektivt. Dine kunder vil aldrig opleve at ringe forgæves, og du og dine medarbejdere kan i stedet fokusere på jeres værdiskabende opgaver. Du kan på https://edelmann-kontorservice.dk/ læse alt om, hvordan du outsourcer din kundeservice, og hvorfor ekstern telefonpasning er så værdifuldt.
3) Aktivér en telefonkø
Hvis du driver en virksomhed, hvor der kan være stor travlhed i perioder, kan det være en god løsning at aktivere en telefonkø. På den måde får kunderne at vide, hvor lang tid der går, inden de kommer igennem til en medarbejder, hvilket giver dem en bedre oplevelse end blot at blive mødt af en lang ventetid. Derudover sikrer en telefonkø, at opkaldene bliver behandlet i den rækkefølge, de kommer ind, så ingen kunder bliver forbigået.
4) Ansæt flere medarbejdere i kundeserviceafdelingen
En anden løsning på udfordringen med mange indgående opkald kan være at ansætte flere kundeservicemedarbejdere. På den måde har du flere hænder til at tage telefonen, og kunderne vil opleve kortere ventetid. Dog er denne løsning ofte dyrere og mindre fleksibel sammenlignet med at benytte sig af ekstern telefonpasning.
Andre tips til at håndtere travlhed på telefonen
Foruden de ovenstående løsninger er der også andre ting, du kan gøre for at håndtere travlhed på telefonen i din virksomhed:
- Overvej at aktivere en “ring mig op”-funktion, så kunderne kan vælge at blive ringet op, når der er en ledig medarbejder.
- Sørg for at have en klar og tydelig telefonmenu, så kunderne nemt kan navigere til den rette afdeling.
- Undersøg, om der er bestemte tidspunkter på dagen, hvor I modtager særligt mange opkald, og sørg for at have ekstra bemanding klar i disse perioder.
- Sørg for, at dine medarbejdere er veluddannede i god kundeservice, så de kan håndtere kundernes henvendelser effektivt og med en venlig tone.
- Overvej at investere i et avanceret telefonsystem, der kan hjælpe med at styre og fordele opkaldene.
Uanset hvilken løsning du vælger, er det vigtigt, at du sætter kundetilfredsheden i centrum og giver dine kunder den bedst mulige service. Det betaler sig nemlig altid på den lange bane.
Sider2022
