Af Mark Anthony, Motivationsekspert og -rådgiver
Mere hjemmearbejde og en arbejdsuge på 4 dage kommer.
Og måske meget hurtigere end du tror.
Arbejdsgivere og arbejdstagere bør snarest finde ud af hvordan de sammen kan skabe et forbedret arbejdsmiljø ved at indarbejde højere fleksibilitet omkring hvordan og hvorfra arbejdet udføres og hvorledes det fordeles ud over færre dage – hvor det overhovedet er muligt.
Lederne skal give plads, give lov og gøre medarbejderne bedre.
De skal udvikle sig som ledere og blive dygtigere til at inspirere og lede og engagere på distancen.
Medarbejderne skal genbesøge deres ”hvorfor” og være parate til at ændre deres ”hvordan” – De skal være villige til og interesserede i at løse opgaverne anderledes effektivt og på færre ugedage. Og hvorfor er jeg overbevist om at det er en god ide? Fordi alt peger på, at det er en ide der både skaber bedre trivsel, mindre stress, bedre work-life balance, øget produktivitet, bedre bundline og større arbejdsglæde. Lad mig uddybe det lidt mere.
Hjemmearbejde
De seneste 18 måneder har mange arbejdet hjemmefra. En stor del har fået smag for det. Ikke alle, men en hel del. De færreste ønsker at arbejde hjemmefra alle ugens 5 dage, men mange har allerede givet udtryk for at 1-2 dage om ugen vil være ønskværdigt.
Mange har i løbet af de seneste 18 måneder fundet ud af, at de sagtens kan levere det samme eller mere, selvom de arbejder hjemmefra.
De sparer for det første tid på transport. For det andet har mange opdaget, at de kan præstere ligeså godt eller bedre som ved at sidde på kontoret og samtidigt have mere tid til sig selv og sin familie. De opnår altså en bedre work-life balance, som positivt påvirker trivsel og arbejdsglæde.
Virksomheder bør hurtigst muligt se på hvorledes de kan skabe mulighed for, at de af deres medarbejdere der ønsker det, kan arbejde hjemmefra 1-2 dage om ugen. Det er dog vigtigt fortsat at møde ind, for at vedligeholde et godt socialt klima, hvor man mærker hvor og hvorfor det også er vigtigt at være sammen.
Virksomhederne skal derfor i tæt dialog med deres medarbejdere finde ud af, hvornår det især er godt at vi er sammen på kontoret og hvornår vi ikke behøver være. F.eks. der hvor det ligefrem er en fordel ift. opgaveløsningens kvalitet og kvantitet at arbejde hjemmefra.
4 dages arbejdsuge
Flere steder har man længe kørt det som forsøg eller allerede helt omstillet sig til en arbejdsuge på 4 dage. En af de mere kendte herhjemme i Danmark er IIH Nordic.De besluttede sig allerede i 2016 for at indføre en 4 dags arbejdsuge og slet og ret lukke kontoret om fredagen. Mange var dog skeptiske i forhold til kundetilfredshed, produktivitet og bundlinje.
Status for IIH Nordic efter 2 år var:
De arbejder 20.000 timer mindre om året. Timer, der i stedet nu bliver brugt med familien og på fritidsinteresser, men også har givet den enkelte tid til at sætte fokus på læring og udvikling.
Produktiviteten er steget med 43 % Produktiviteten i IIH Nordic er steget med 43 % i løbet af 2 år, blandt andet fordi medarbejderne har fået værktøjer til rådighed, som hjælper dem med planlægningen af deres arbejdsuge og en mere effektiv løsning af deres opgaver.
Derudover er deres produktivitet steget med 71% og medarbejdertrivslen forbedret med 70%
Jamen er sygefraværet så steget? Nej, tværtimod. Sygefraværet blev halveret.
Stort forsøg i Island
I Island gennemførte man et meget interessant forsøg fra 2015 – 2019. Her blev arbejdere betalt den samme løn for at arbejde færre timer. Resultatet af forsøget blev, at produktiviteten forblev den samme på langt størstedelen af de arbejdspladser, der tog del i forsøget, mens den nogle steder endda steg.
I dag er 86 procent af Islands arbejdsstyrke enten allerede rykket over til at få en kortere arbejdsuge for samme løn eller på vej til at få retten til det.
I øvrigt peger flere rapporter på, at kortere arbejdsuger også kan være med til at reducere CO2-udledningen.
4 dages arbejdsuge er altså en stor mulighed – for både medarbejdere og arbejdspladser.
En 4 dages arbejdsuge er en stor mulighed for at forbedre trivsel blandt medarbejderne, reducere stress, øge engagement, effektivitet og endog kreativitet i måden at løse opgaven på.
Nu er det jo ikke alle arbejdspladser der kan lukke helt en fast dag om ugen. Det kræver naturligvis noget planlægning. Og som det islandske forsøg viste, betyder en 4 dages arbejdsuge ikke nødvendigvis en arbejdsuge på 28-30 timer, men i stedet at der arbejdes næsten samme timeantal blot fordelt på 4 dage i stedet for 5.
Hvorfor? – hvad er belønningen? Belønningen er, at man opnår mere frihed ved at have 3 ugentlige fridage, måske endda i træk, f.eks. fredag, lørdag søndag, eller lørdag, søndag, mandag.
Kombinerer vi nu en 4 dages arbejdsuge med mere hjemmearbejde, for eksempel 1 dag om ugen, så vil medarbejderne kun skulle køre på arbejde 3 dage om ugen og arbejde 4 dage om ugen.
Hvis dette kan lade sig gøre uden at kundetilfredshed og leverancer, samt produktivitet og indtjening går ned – så er det naturligvis fremragende.
Og såfremt man kan løse det uden at medarbejdertrivsel, engagement, indsats og resultat påvirkes i negativ retning er det næsten en no brainer. Og det kan lade sig gøre. Lettere end du måske tror. IIH Nordic er jo et fremragende eksempel.
Vi skal ”blot” ændre vores måde at tænke arbejde på. De klassiske ”HV”-spørgsmål skal derfor på bordet igen.
Medarbejdere der ved præcis HVAD de skal, HVORNÅR det er bedst at gøre det og ikke mindst HVORFOR de skal, præsterer bare bedre viser alle undersøgelser.
”Hvordan” er et interessant område og så naturligvis ”hvor” eller ”hvorfra”!
Et meget langt stykke hen ad vejen kan det være yderst udbytterigt at fokusere på “hvordan” – altså se på metoden, arbejdsgangen.
For en 4 dages arbejdsuge, hvor man f.eks. arbejder hjemmefra 1-2 dage kalder på omstilling. På udvikling af systemer, arbejdsgange og måden at kommunikere på.
For ”hvor” man løser opgaven er mange steder blevet mindre vigtigt. Det har vi nok vidst, men er i høj grad blevet bekræftet i de seneste 18 måneder, hvor vi pludselig var nødt til det.
Selv i USA, hvor man ellers har været mere imod hjemmearbejde, har man opdaget de store positive effekter ved at indføre det mere permanent.
”Hvordan” skal passe ind i helheden, men i og med at ”hvor” eller ”hvorfra” ændrer sig, så vil ”hvordan” også skulle gøre det. Der vil altså være en gylden mulighed for at give medarbejdere en højere grad af autonomi ift. at udføre deres arbejde – rettidigt og godt. På 4 dage i stedet for 5 og delvist hjemmefra.
Engagement er vejen frem. Villighed, måske ligefrem ivrighed efter at præstere det samme eller bedre på mindre tid, mod i stedet at opnå mere frihed og autonomi, skal være en vigtig drivkraft.
En afgørende faktor for at indføre en 4 dages arbejdsuge med succes og uden tab af produktivitet, profit, trivsel og uden en stigning i stress, er nemlig engagement.
Jeg definerer Engagement som Motivation og ejerskab i stærkt samspil.
Altså at medarbejderen er motiveret af sin opgave og det miljø den løses i og løser den på en måde der er bedst også for helheden.
Nogle gange kan en medarbejder være så motiveret af selve måden opgaven løses på, at det går ud over effektiviteten og omfanget af ressourcer der bruges. Og derfor ikke tager stort nok ejerskab for helheden, kunden, kollegaerne, bundlinjen og arbejdsmiljøet.
Omvendt kan nogen medarbejdere føle så stort ejerskab og ansvarlighed, fordi de er så pligtopfyldende, at de slet ikke opdager at deres motivation er i bund. Og deres stress måske er på vej op. Dette ser vi f.eks. ofte når vi gennemfører motivationsmålinger med vores analyseredskab Motivation Analyzer.
Så hvordan griber man det an helt enkelt? Alle skal være enige om, at der kan leveres det samme eller bedre på færre dage og med flere dage hjemmefra. Og have lyst og vilje til at bidrage så dette lykkes. Et godt sted at starte er, at udvikle en motivationsstrategi.
En motivationsstrategi har til formål, at skabe og vedligeholde optimal grad af motivation og ejerskab, der fordrer ånd, virkekraft og organisatorisk samspil, der sikrer trivsel, robusthed og engagement blandt medarbejderne, så virksomheden forbliver sund og profitabel.
4 dages arbejdsugen er på vej og bør efter min mening indføres snarest muligt hvor det er muligt.
Og i den forbindelse skal hjemmearbejde tænkes ind som en helt naturlig del af dette.
Begrebet kontortid skal omskrives. I fremtiden handler det om frihed under ansvar og motiverede medarbejdere med et stærkt ejerskab for at levere det, der er bedst for helheden – på 4 dage i stedet for 5 og engang imellem hjemmefra.
